Doanh nhân Kinh nghiệm

23 bí quyết làm việc ít, hiệu quả cao

hoclamgiau.vn - Thứ sáu, 04/03/2011 In bài
 
 
Đây chính là điều chúng ta đang tìm kiếm – một giải pháp hoàn hảo giúp giảm áp lực công việc mà vẫn hoàn thành được những gì chúng ta muốn làm. Vâng! Đó không phải là giải pháp độc lập mà có sự kết hợp của nhiều chiến lược.

Thực tế, không có lời khuyên nào dưới đây sẽ làm xáo trộn cuộc sống của bạn, nhưng chúng có thể tạo ra một khác biệt lớn. Và một khi được sử dụng đồng thời, công việc của bạn sẽ trở nên thú vị hơn, hiệu quả cao, ít căng thẳng và tràn ngập niềm vui. Giờ chính là lúc để bạn chọn và thử những lời khuyên mà bạn cho là hữu ích dưới đây.

1.    Mục tiêu duy nhất


Tạo lập một mục tiêu duy nhất mà bạn muốn hoàn thành trong năm nay. Chúng ta có thể muốn thực hiện đến 12 mục tiêu trong một năm. Tuy nhiên, việc duy trì sự tập trung vào quá một mục tiêu là một điều tương đối khó, nó sẽ làm khuếch tán năng lượng của bạn.

Hãy chọn một mục tiêu cho 12 tháng tới. Sau đó, từ mục tiêu này chia thành các mục tiêu trung hạn từ 3-6 tháng. Và rồi từ mục tiêu trung hạn, hãy chia nhỏ thành các mục tiêu ngắn hạn để bạn có thể hoàn thành chỉ trong vòng 1 đến 2 tuần.

Bây giờ, bạn hãy tập trung vào mục tiêu ngắn hạn, dồn tất cả năng lượng cho nó. Và khi đạt được rồi hãy tạo ra một mục tiêu ngắn hạn tiếp theo. Cứ như thế cho đến khi bạn hoàn thành mục tiêu trung hạn, và cuối cùng là mục tiêu của năm.

2.    Tìm kiếm niềm đam mê


Tất cả những lời khuyên còn lại chỉ là hời hợt nếu như bạn không tìm thấy niềm đam mê trong công việc của mình. Nếu bạn đang làm một công việc mà bạn không yêu thích, thì hãy bắt đầu tìm hiểu về nó ngay bây giờ.

Bạn không cần phải từ bỏ công việc hiện tại ngay lập tức, mà hãy bắt đầu tìm kiếm thông tin trên các trang web, nghĩ về những gì bạn thực sự quan tâm, và nói chuyện với những người đang làm công việc mà bạn muốn làm. Hãy biến việc này thành mục mục của bạn trong năm nay và biết đâu nó sẽ trở thành năm tốt đẹp nhất của bạn từ trước tới nay.

3.    Làm việc tại nhà


Đây không phải là giải pháp kỳ diệu, nhưng đó là điều mà nhiều người muốn làm. Và điều này là hoàn toàn có thể xảy ra. Có rất nhiều người đang làm làm việc tại nhà mỗi ngày.

Có một việc gì đó mà bạn muốn làm? Hãy suy nghĩ và tìm ra giải pháp giải quyết hiệu quả đối với nó. Bạn có thể làm công việc hiện tại của mình tại nhà. Hôm nay, hãy lập ngay kế hoạch chuyển tải nguyện vọng này tới sếp của bạn và đảm bảo việc bạn làm tại nhà sẽ có lợi cho công như thế nào.

Ngoài ra, bạn có thể tìm một công việc khác cho phép bạn làm việc tại nhà, thậm chí với mức lương thấp hơn công việc trước đó. Bạn sẽ giảm được chi phí do đi lại thường xuyên, ăn trưa tại nơi làm việc hoặc mua những trang phục công sở đắt tiền. Và sự hài lòng của bạn sẽ tăng lên rõ rệt.

4.    Đi làm sớm


Nếu làm việc tại nhà không phải là điều bạn muốn, thì hãy đi làm sớm khoảng 30 đến 60 phút trước khi đồng nghiệp kịp đến.

Việc này có thể yêu cầu bạn phải học cách dậy sớm, nhưng lại có rất nhiều lợi ích: bạn sẽ tránh được nạn kẹt xe vào buổi sáng, bạn có thể làm việc mà không bị gây phiền nhiễu bởi đồng nghiệp trước khi họ đến. Bạn có thể có một khởi đầu nhảy vọt vào ngày hôm đó: “đi trước” đám đông và làm được nhiều việc hơn. Có một khởi đầu sớm là cách tuyệt vời nhất để bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả hơn.

5.    Làm việc 4 ngày/tuần


Nếu bạn có thể kiểm soát được tiến độ công việc của mình (hoặc có thể thuyết phục sếp thay đổi nó), hãy thử làm việc với lượng thời gian ít hơn. Làm việc 4 ngày/tuần không chỉ tạo cho bạn thêm một ngày nghỉ mà còn tạo thêm động lực buộc bạn phải có kết quả cao hơn trong 4 ngày này.

Hãy suy nghĩ về điều này: nếu bạn cho rằng bạn có khả năng hoàn thành hết công việc vào ngày thứ Năm, bạn sẽ tập trung nhiều hơn vào những việc bạn thực sự cần phải hoàn thành, mà không lãng phí nhiều thời gian. Bạn sẽ làm việc gì ít hơn? Email? Đọc những thứ vớ vẩn trên Internet? Nói chuyện phiếm? Hay chơi Line trên mạng? Những việc không quan trọng này sẽ mất dần khi thời gian của bạn bị hạn chế.

6.    Làm việc 6 tiếng/ngày



Cùng khái niệm với lời khuyên trước, nhưng lời khuyên này hoàn toàn ngược lại.

Có lẽ nhiều người sẽ chọn việc 4 ngày/tuần, tuy nhiên, lời khuyên không hẳn là sẽ có hiệu quả đối với tất cả mọi người. Đi làm sớm và về nhà sớm hơn, chẳng hạn như từ 7h sáng đến 1 h chiều. Tập trung vào khoảng thời gian này, bạn cũng sẽ hoàn thành được công việc.

7.    Làm việc 20 tiếng/tuần


Điều này nghe có vẻ là không thể. Và nếu bạn là một nhân viên chính thức ở một công ty nào đó, thì lại càng không thể. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện được điều này khi làm việc tại nhà hoặc làm thuê cho chính bạn.

Chắc chắn hai lựa chọn nêu trên không hiệu quả đối với tất cả mọi người, và thông thường khi làm việc cho chính mình, bạn có xu hướng làm nhiều thời gian hơn. Nhưng nếu bạn giới hạn thời gian làm việc là 20 tiếng, nó sẽ khiến bạn phải tập trung cao độ tương đương với mức tập trung làm việc trong 4 ngày/tuần. Và nếu bạn chỉ tập trung làm những việc thực sự quan trọng (xem mục tiếp theo), bạn có thể hoàn thành được nhiều việc trong 20 tiếng/tuần.

8.    Lập danh sách các nhiệm vụ quan trọng nhất


Mỗi ngày, hãy lập một danh sách chỉ với ba nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn phải hoàn thành. Ít nhất, một trong số ba nhiệm vụ đó có liên quan đến mục tiêu duy nhất trong năm của bạn.

Còn những cái khác có thể là những việc mà bạn đang trì hoãn hoặc một dự án lớn đến hạn phải nộp, hay một việc gì đó tương tự. Phải nhớ rằng danh sách này chỉ bao gồm những nhiệm vụ vô cùng quan trọng, những cái sẽ giúp bạn có thu nhập hoặc được công nhận về lâu dài.

Thời điểm tốt nhất để bạn thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất là vào buổi sáng, trước khi bạn bị gián đoạn bởi hàng loạt các yếu tố khác. Nếu bạn chỉ làm ba việc một ngày (bạn có thể chọn nhiều hoặc ít hơn ba nhiệm vụ, nhưng có lẽ 3 là con số hiệu quả nhất), hãy đưa chúng vào danh sách nhiệm vụ quan trọng nhất.
 
9.    Quy trình làm việc theo đợt


Thường có một loạt các nhiệm vụ nhỏ, không quan trọng nhưng buộc chúng ta phải làm như xử lý mail, thủ tục giấy tờ, gọi điện, những việc đại loại như thế. Thay vì làm những việc này suốt cả ngày, gây cản trở cho công việc chính của bạn, hãy gộp chúng lại với nhau và thực hiện vào một thời gian được định sẵn trong ngày.

Hãy viết những nhiệm vụ vào một mẩu giấy nhỏ, và trong vòng một tiếng (có thể nhiều hoặc ít hơn tùy lượng công việc), bạn hãy xử lý chúng càng nhanh càng tốt.

10.    Làm việc tại nhà 1 ngày/tuần



Nếu bạn không thể thuyết phục sếp cho phép bạn làm việc hoàn toàn tại nhà, hãy thử một lần/tuần xem sao. Bạn có thể gọi điện thông báo mệt nhưng hứa sẽ hoàn thành hết công việc tại nhà. Hoặc bạn cũng có thể nói với sếp cho bạn một cơ hội để thử, chỉ một ngày trong tuần, vì bạn cho rằng điều đó sẽ khiến bạn làm việc có hiệu quả hơn.

11.    Tìm thêm một công việc tự do


Đây chính là điều có khá nhiều người đang làm. Đó là một công việc phụ, nhưng sẽ giúp bạn chi trả các hóa đơn (trả nợ hoặc tiết kiệm). Thậm chí, nếu bạn liên tục có được các hợp đồng làm nghề tự do, bạn có thể biến nó thành một công việc chính thức.

Để làm thêm một công việc thứ hai, bạn phải dành ít thời gian cho nó. Bạn có thể sử dụng các buổi sáng sớm (dậy sớm hơn một tiếng), giờ ăn trưa, giờ làm (nếu được phép) hoặc các buổi tối. Nếu bạn có thể làm 1 đến 2 việc được giao một ngày, bạn có thể kiếm thêm một khoản thu nhập và bắt đầu con đường làm thuê cho chính mình.
 
12.    Mang theo đồ ăn trưa


Đây không phải là lời khuyên làm thay đổi cuộc sống, nhưng bạn có thể mang bữa trưa đến nơi làm việc mỗi ngày. Thông thường đó là phần thức ăn được chuẩn bị tại nhà, hoặc một miếng sandwich, kèm theo các đồ ăn nhanh như hoa quả bên cạnh. Điều này sẽ có lợi như thế nào đối với bạn? Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá tiền và cho phép bạn làm việc trong giờ ăn trưa, cho phép bạn có thêm thời gian để làm công việc tự do (như đề cập ở trên), và có thể giúp bạn hoàn thành công việc sớm hơn.

13.    Đi làm bằng xe đạp


Một lần nữa, lời khuyên này không nhất thiết làm thay đổi cuộc sống của bạn, nhưng nếu bạn có thể đi làm bằng xe đạp chỉ vài lần một tuần, bạn sẽ tiết kiệm được tiền xăng xe, giảm thiểu áp lực tắc đường vào giờ cao điểm và đó cũng là biện pháp tập thể dục hàng ngày khá hiệu quả.

14.    Tham gia các dự án lớn


Nếu bạn chỉ đảm nhận những công việc vặt vãnh và sếp của bạn có thể đánh giá hoặc không đánh giá cao điều đó, nhưng chắc chúng sẽ không khiến bạn trở nên nổi bật và tiến xa hơn. Thay vào đó, hãy tình nguyện làm việc cho các dự án lớn, những cái sẽ giúp tạo nên tên tuổi cho bạn cũng như công ty bạn. Nếu không có dự án nào như thế, thì hãy tự tạo cho mình một cái tương đương.

Phải đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành tốt mọi dự án được giao. Một khi bạn làm được như vậy, chúng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến cuộc đời của bạn. Các nhiệm vụ trong dự án nên được đưa vào danh sách nhiệm vụ quan trọng nhất. Nếu bạn đảm nhận những dự án có tầm ảnh hưởng lớn, bạn có thể làm việc năng suất hơn so với những công việc nhỏ, nhanh chóng không được ai chú ý sau đó.

15.    Tự động hóa công việc kinh doanh


Nếu bạn có công việc kinh doanh riêng, hoặc vừa mới tạo dựng một công ty, hãy tìm cách để khiến nó tự động hóa hết mức có thể. Mọi thứ có thể được thuê từ bên ngoài, từ khâu sản xuất đến khâu quảng cáo, từ khâu nhận đơn đặt hàng đến khâu hỗ trợ khách hàng, xử lý thẻ tín dụng.

Hãy giới thiệu doanh nghiệp của bạn trên Internet với các đơn đặt hàng trực tuyến, đồng thời cho phép những nhân viên mà bạn thuê có quyền quyết định (nhưng phải tuân theo quy tắc nhất định do bạn thiết lập) mà không cần có sự chấp thuận của bạn. Hãy tự mình giải phóng khỏi những bế tắc không cần thiết từ công việc kinh doanh này.

Mặc dù hoàn toàn được tự động hóa, nhưng bạn cũng phải dành thời gian cho hoạt động kinh doanh của mình bởi vì bạn là người tạo dựng nó. Tất cả những gì bạn cần làm là kiểm tra xem mọi việc có diễn ra suôn sẻ hay không và bảo đảm tiền sẽ được gửi vào tài khoản ngân hàng của bạn.

16.    Gửi tiền lương làm thêm ngoài giờ hoặc thưởng vào ngân hàng


Nếu bạn vừa được tăng lương (và nếu vẫn chưa, thì bạn cần biến nó thành hiện thực bằng cách tham gia các dự án lớn, sau đó yêu cầu tăng lương), đừng tăng mức chi tiêu của mình. Hãy lấy phần lương được tăng đó đem gửi vào ngân hàng. Tự động khấu trừ nó từ chi phiếu trả lương hoặc tài khoản kiểm tra và gửi đến một tài khoản tiết kiệm trực tuyến lãi suất cao. Mặc dù việc gửi lương vào ngân hàng không làm tăng năng suất nhưng nó có thể gia tăng ổn định tài chính cho bạn.
 
17.    Lau dọn bàn làm việc



Một cái bàn làm việc bừa bộn là dấu hiệu của một bộ óc sáng tạo, nhưng theo kết quả của các cuộc khảo, bàn sạch sẽ khiến bạn thoải mái, dễ chịu hơn, làm việc năng suất và có tổ chức hơn.

Điều quan trọng nhất là nó sẽ làm giảm sự hỗn loạn thị giác và cho phép bạn tập trung vào công việc ngay lập tức, tăng năng suất lao động. Việc dọn dẹp bàn làm việc có thể tiêu tốn một chút thời gian của bạn, nhưng nó đáng để cho bạn làm: hãy thu dọn tất cả giấy tờ (mọi thứ) của bạn và bỏ chúng vào một chiếc hộp hay xếp chồng lại nếu chúng không vừa.

Bấy giờ, xem qua chúng, lần lượt từng cái một, từ đầu đến cuối, sắp xếp, phân loại, xử lý tài liệu hoặc ghi chép các nhiệm vụ vào danh sách những việc cần làm sau này (Bạn nên sắp xếp các tài liệu theo từng thư mục riêng).

Hãy bỏ các đồ trang trí lặt vặt khác và cho tất cả các vật dụng công sở vào một ngăn kéo (trước đó, nhớ phải dọn sạch ngăn kéo). Từ giờ trở đi, mọi thứ phải được bỏ vào cái hộp và bạn phải xử lý chúng trước khi nó trở nên quá đầy.

18.    Chia nhỏ công việc


Nếu một dự án hoặc một nhiệm vụ quá sức của bạn, hãy chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, và chỉ tập trung vào nhiệm vụ đầu tiên mà bạn cần phải làm. Ví dụ, thay vì viết một báo cáo nghiên cứu, bạn chỉ cần tìm ba nguồn trên internet: đọc kỹ từng nguồn sau đó ghi chép lại ý chính.
 
19.    Ủy quyền cho người khác


Hãy ngừng ngay thói quen nghĩ rằng bạn phải tự làm mọi thứ.  Từ bỏ sự kiểm soát và học cách tin tưởng người khác. Nếu bạn nghĩ một người nào đó không thể xử lý được công việc, hãy dành thời gian để đào tạo anh/cô ta làm như vậy. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và tránh bệnh đau đầu. Và bằng cách ủy quyền, bạn sẽ trao quyền hạn cho người khác, trong khi rút ngắn danh sách những việc phải làm để tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

20.    Loại bớt những việc không cần thiết



Danh mục những việc cần làm của bạn rất dài? Bạn sẽ không bao giờ làm hết được những việc đó? Hãy cắt giảm một nửa bằng cách xóa đi những việc làm không cần thiết, hoặc ủy quyền cho người khác. Và từ danh sách đó, hãy chọn ra ba việc quan trọng nhất bạn cần phải làm trong ngày. Có thói quen loại bỏ những công việc thực sự không cần thiết sẽ giúp đời sống việc làm của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn.

21.    Loại bỏ những vật/trò giải trí gây sao lãng


Ngoài việc dọn sạch bàn làm việc, bạn có thể khiến cho bản thân tập trung hơn bằng cách loại bỏ những vật gây sao nhãng như email, tin nhắn YM, Twitter hoặc các trang web khác (nếu có thể, hãy tắt Internet), điện thoại, những vật bừa bộn xung quanh bàn làm việc hoặc trên tường của bạn. Bạn có thể đeo tai nghe để đồng nghiệp ít làm gián đoạn bạn hơn, hoặc để họ biết rằng bạn không rảnh rỗi vào lúc này. Tập trung cao độ, bạn sẽ làm được nhiều việc hơn.

22.    Giảm thiểu các cuộc họp


Họp hành là một trong những vấn đề gây lãng phí thời gian nhất trong đời sống việc làm. Hầu hết các cuộc họp đều có thể thực hiện thông qua email hoặc gọi điện thoại. Hãy ít tham gia vào các cuộc họp (hoặc nếu bạn là sếp, hãy loại bỏ chúng) bằng cách nói rằng thời hạn của dự án bạn đang làm sắp kết thúc.

23.    Xử lý mail một lần trong ngày


Đừng có dính lấy email suốt cả ngày. Hãy lập một khoảng thời gian trong ngày để xử lý mail, và sau đó làm trống thư mục (sử dụng các bước tương tự như dọn dẹp bàn làm việc ở trên). Nếu bạn kiểm tra mail suốt cả ngày, bạn sẽ bị mất tập trung và sẽ cảm thấy áy náy nếu không hồi đáp lại các tin nhắn.

Và nếu cứ gửi email cả ngày, bạn sẽ phải hồi đáp lại, thậm chí với số lượng nhiều hơn số bạn gửi đi. Điều này sẽ khiến cho vấn đề trở nên  trầm trọng hơn. Hãy hợp nhất các công đoạn này vào một thời gian nhất định, bạn sẽ làm được nhiều việc hơn. Biện pháp này cũng có thể áp dụng cho việc kiểm tra số liệu thống kê trên blog hay đọc tin tại các diễn đàn.
 

hoclamgiau.vn

Các tin mới

Tin cũ hơn

Gửi Email cho bạn bè

Bạn có thể dùng mẫu bên dưới để gửi thông tin đến cho bạn bè và người thân. Mỗi email được cách nhau bởi dấu “,”

  • Form gửi email
  • Họ tên (*)
  • Email của bạn (*)
  • Email người nhận (*)
  • Tiêu đề (*)
  • Nội dung (*)
  • Mã xác nhận (*)  Captcha
  •   Bỏ qua
  • Lưu ý : Những ô có chứa (*) là thông tin bắt buộc